如何合同存档

合同存档是确保合同文档安全、有序存储的重要环节，以下是合同存档的基本流程和注意事项：

合同存档流程

审核合同规范性

检查合同填写是否规范，无涂改或字迹不清。

确认合同无缺页少页，且已盖章。

确保合同表面整洁无污渍。

劳动合同编码

根据合同签订顺序生成3位流水码。

登记劳动合同台账

建立单独台账，记录员工姓名、编码、入职日期、劳动编号、合同起止日期等。

注明是第几次续签合同。

合同归档

将编码好的合同按顺序号整理归档。

确保档案整齐、整洁，并按顺序号排列。

注意事项

合同保管责任：

一般由工作单位保管劳动合同档案。

员工工作单位变化时，由单位间调取档案。

无工作员工可将档案挂靠当地人才市场。

合同提交与审查：

用人单位向人社局提交相关资料，包括营业执照、录用登记手续等。

人社局审查后，在劳动合同上加盖“劳动合同备案”专用章。

合同存档位置：

专业性强的业务合同由业务负责部门存档。

一般性合同由办公室或综合管理部存档。

劳动合同由人事部存档。

租赁合同、采购合同、营运合同由档案管理员存档。

招商合同由招商部和财务部存档。

与供应商相关的合同由财务部或档案管理员存档。

合同电子版留存：

扫描并留存电子版合同，以防原件遗失。

合同统计与核对：

按年代结合项目性质分类编号。

定期清理核对合同，编制合同统计清单。

以上流程和注意事项可以帮助确保合同文档得到妥善管理和保存。